Définir vos objectifs

Comme pour tout projet professionnel, vous devez vous demander pour quelles raisons vous souhaitez construire une base de données marketing. Sans cette étape, vous risquez de construire une base de données qui ne vous convient pas.

Définir un modèle de base de données

Une base de données  de qualité est fondamentale pour conquérir et fidéliser vos clients et prospects, c’est pourquoi vous devez réfléchir attentivement à la structure de votre fichier.

Votre base de données doit en premier lieu être lisible, facile à utiliser et évolutive.

Concernant le contenu, prévoyez d’y ajouter les informations  basiques, c’est-à-dire : nom, prénom, adresse email et/ou numéro de téléphone du contact.

Vous pouvez aussi y ajouter des champs contenant des informations supplémentaires sur votre interlocuteur (âge, goûts, secteur géographique, historique des relations commerciales) ainsi que sur l’entreprise si vous êtes en BtoB (secteur d’activité, nombre de salariés dans l’entreprise, équipement de l’entreprise, principaux fournisseurs, concurrents, etc.).

En vous basant sur vos objectifs, vous devriez établir rapidement la liste des informations que doit contenir votre base.

Choisir le support

Les données doivent être stockées dans une base de données unique, centralisée, sécurisée, et facilement accessible par toutes les personnes concernées par son utilisation. Contrairement à un tableur (ex : fichier Excel), votre base de données doit pouvoir être utilisée par plusieurs personnes en même temps.

Idéalement, vous devriez pouvoir définir plusieurs profils d’utilisateurs (administrateur, utilisateur standard, utilisateur avec un droit de consultation uniquement) et restreindre les accès en fonction de ces profils.

Pour gagner du temps, préférez l’utilisation d’une solution de Gestion de Contact ou d’un logiciel CRM pour automatiser certaines actions (gestion des doublons, extraction et insertion d’informations en masse etc.).

L’utilisation d’un CRM (comme INES CRM ou Sage CRM) vous permettra d’enregistrer et de segmenter vos contacts, mais aussi de planifier, gérer, et analyser des opérations commerciales.

Enrichir le fichier

Vous pouvez commencer par y importer toutes vos données clients et prospects qui sont actuellement éparpillées sur différents supports (Word, Excel, mail, post-it, classeur…), et y ajouter par la suite vos nouveaux contacts.

Installer un formulaire de contact sur votre site internet est un excellent moyen de récolter des adresses emails. Pour inciter les visiteurs à vous communiquer leurs coordonnées, proposez-leur une contrepartie (un livre blanc ou une réduction sur le prochain achat par exemple).

Pensez aussi à la coregistration qui consiste à collecter des adresses emails qualifiées en s’appuyant sur la mutualisation de la collecte entre différents sites ou partenaires commerciaux. 

Si vous envisagez d’acheter des fichiers, faites attention à la qualité de la base plus d’information à ce sujet, je vous invite à lire l’article « Enrichir sa base de données CRM avec des fichiers externes  : fausse bonne idée ».

Gérer la base de données

Une base de données doit être exploitée, sinon c’est une perte de temps. Mais pour être exploitée, il faut veiller à ce que les données de cette base soient correctes.

Régulièrement, les données obsolètes doivent être mises à jour ou supprimées. Pour une gestion efficace de la base de données, le gestionnaire doit former les utilisateurs chargés de mettre à jour les données. 

Lorsque l’on parle de gestion de base de données, il ne faut pas négliger la sécurité. Le gestionnaire doit s’assurer que la sécurité de la base de données minimise le risque de perte et de vol de données.

Si vous n’avez pas en interne les ressources suffisantes pour assurer la sécurité de votre base de données, vous pouvez confier cette mission à un prestataire.

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Les bonnes pratiques
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